A troca de contabilidade é um processo relativamente simples que requer atenção,
especialmente considerando sua importância para a gestão financeira da empresa. Para
garantir uma transição tranquila e evitar problemas futuros, é fundamental que os empresários
estejam atentos a alguns cuidados legais e práticos.
Roteiro Resumido da Troca de Contabilidade:
Fase 1: Término com o Contador Atual:
1. Revisar o Contrato de Prestação de Serviços: Antes de qualquer ação, revise o
contrato com o contador atual para entender as cláusulas de rescisão, prazos de aviso
prévio e possíveis multas por cancelamento antecipado.
2. Comunicar a Decisão: Comunique formalmente ao contador atual a decisão de trocar
de escritório contábil. A comunicação deve ser clara e por escrito, preferencialmente
por e-mail com confirmação de recebimento.
* Especifique a data final para a prestação dos serviços.
* Informe o nome e contato do novo escritório contábil.
* Solicite a transferência de toda a documentação contábil e informações
relevantes para o novo escritório.
* Confirme a data para retirada dos documentos físicos e livros contábeis.
* Solicite informações sobre o processo de assinatura do Distrato de Serviços.
3. Formalizar o Distrato de Serviços: Assine o Distrato de Serviços, que formaliza o
término da relação com o contador anterior. O documento deve esclarecer as
obrigações cumpridas, a entrega da documentação e, principalmente, as
responsabilidades remanescentes do antigo escritório.
* Tenha em mente que o antigo escritório pode ter obrigações a cumprir
referentes ao período em que ainda detinha a responsabilidade técnica, como
* envio de declarações.
* Mantenha as procurações ativas até que todas as obrigações do antigo
escritório sejam cumpridas.
Fase 2: Contratação do Novo Contador:
1. Encontrar um Novo Escritório: Pesquise e selecione um novo escritório de
contabilidade que atenda às necessidades específicas da sua empresa.
2. Assinar o Contrato de Prestação de Serviços: Após a escolha, formalize a contratação
assinando o contrato de prestação de serviços.
* Certifique-se de que o contrato especifica os serviços, responsabilidades,
prazos, honorários e demais condições acordadas.
3. Fornecer Informações Completas: Entregue toda a documentação contábil da
empresa, incluindo livros contábeis, extratos bancários, notas fiscais, declarações e
quaisquer outras informações relevantes.
* A agilidade na entrega da documentação garante a continuidade dos serviços
contábeis sem interrupções.
4. Manter a Comunicação Ativa: Mantenha contato próximo com o novo escritório
contábil, esclarecendo dúvidas e fornecendo informações adicionais sempre que
necessário. A comunicação transparente facilita a adaptação do novo escritório à
rotina da sua empresa e garante a correta execução dos serviços contábeis.
Impactos da Troca de Contador na Gestão Contábil:
* Mudança de Procedimentos: Cada escritório possui métodos e sistemas próprios para
a organização e gestão contábil. Adapte-se aos novos procedimentos.
* Atualização Cadastral: Verifique se todas as informações cadastrais da empresa estão
atualizadas junto ao novo escritório contábil, garanƟndo a conformidade com as
obrigações fiscais e contábeis.
Desafios e Soluções na Transição:
* Perda de Informações: A falta de organização ou a entrega incompleta da
documentação pelo antigo escritório pode gerar perda de informações cruciais. A
solução é solicitar uma lista completa de documentos ao antigo escritório e organizá-los antes da transição.
* Atrasos em Entregas: Atrasos na entrega da documentação ou adaptação aos novos
procedimentos podem resultar em atrasos no cumprimento de obrigações fiscais e
contábeis, levando a multas. A solução é manter uma comunicação eficiente com o
novo escritório e entregar a documentação dentro dos prazos.
* Custos Inesperados: Multas por irregularidades descobertas na gestão anterior, custos
extras por serviços não inclusos no contrato ou honorários mais altos do novo
escritório podem surgir. Para evitá-los, revise o histórico da empresa com o anƟgo
escritório, negocie os serviços e honorários com o novo escritório e esclareça todas as
dúvidas antes de assinar o contrato.
A troca de contabilidade, quando bem planejada e executada, traz benefícios como a
otimização da gestão financeira da empresa, a garantia da conformidade legal e a
tranquilidade para o empresário.
